Il contratto con il fotografo del matrimonio: consigli e tutto quello da sapere

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Molti sposi mi chiedono informazioni su come prepararsi alla firma del contratto per il servizio fotografico del loro giorno più speciale. In questo articolo vi spiego alcune clausole usate dal mio studio e da tanti miei colleghi, per sapere come comportarsi e per arrivare preparati al giorno della firma del reportage di nozze.

Consiglio N. 1: dubitate di tanti fogli da leggere o firmare. Non servono.

Consiglio N. 2: se il contratto è steso in modo particolarmente complesso o confuso, pieno di asterischi e di note, lasciate perdere! 

Questi due primi indizi vi possono già aiutare a capire in breve tempo la serietà del professionista. Spesso un contratto particolarmente complicato è indice che c'è qualcosa da nascondere, e vi dovrebbe invitare ad essere prudenti. 

Superata questa prima fase di screening, vediamo come si presenta un buon contratto, che tutela ambedue le parti:

Lunghezza: Circa 3 o 4 pagine. Per un matrimonio, non serve più lungo di così!

Quali sono quindi gli elementi a cui fare attenzione?

- Intestazione:

in questa parte andranno inseriti i dati della persona a cui andrà intestato il contratto. E' sufficiente un solo nominativo, ma è anche possibile sottoscrivere entrambi gli sposi.

Per la sua validità è necessario inserire luogo e data di nascita e il codice fiscale. Pena la nullità.

- Dettagli della cerimonia:

bisogna inserire in modo chiaro e preciso la data in cui verrà effettuato il servizio fotografico. Se possibile va anche inserito l'orario di inizio e di fine del servizio e gli indirizzi delle varie locations. 

- Costo complessivo del servizio ed eventuale rimborso delle spese di trasferta:

Viene inserito sia a cifre che in lettere, in modo chiaro e leggibile. Se richiesto e necessario, va anche inserito il rimborso spese di viaggio, calcolato a chilometro o forfaitario. Una cifra media oscilla tra i 20 centesimi ed un euro al chilometro. Nel caso del mio Studio, le spese di trasferta sono solitamente gratuite se il servizio è a Roma, Milano o nei dintorni di queste due città.

- Acconto e saldo:

Se l'importo viene ripartito in più pagamenti (consigliato), normalmente si distribuisce con un 30-40% di acconto, seguito da un secondo acconto uguale prima delle nozze e poi un saldo della parte rimanente, circa il 20-30%, alla consegna. Per importi bassi (ad esempio il reportage della sola cerimonia), è sufficiente l'acconto del 30-50% del totale seguito dal saldo della parte rimanente, alla consegna.

- Tempi e modalità di consegna:

in questa parte vanno inseriti i tempi, espressi in giorni lavorativi o solari, necessari per la consegna. La media nazionale è (purtroppo ed inspiegabilmente agli occhi di chi vi scrive!) intorno ai 15-18 mesi. In alcuni casi fotografi ben organizzati, soprattutto se agenzie fotografiche, i tempi possono scendere fino ad 1 mese. Nel mio caso, a seconda del tipo di servizio, offro un tempo di consegna di 14 giorni lavorativi, fino ad un massimo di 1 mese. Avendo lavorato in agenzie fotografiche sia come ritoccatore che come fotoreporter sono abituato infatti a produrre centinaia di foto ed a renderle disponibili addirittura in 24 ore, nel caso ad esempio della presentazione di un prodotto o di una conferenza stampa. Un matrimonio ha ovviamente bisogno di più cura e attenzione in fase di post-produzione, il che vi spiega la necessità di passare un minimo di un paio di settimane a perfezionare le foto del vostro matrimonio!

- Esposizione al pubblico e trattamento dei dati personali:

Qui vengono chiarite le modalità di pubblicazione che possono essere libere, con riserva di visione e autorizzazione, o completamente vietate. Ricordatevi che in fase di scelta del vostro fotografo vi siete basati sulle foto che i suoi clienti hanno autorizzato a pubblicare sul sito, e che per chi lavora in questo settore i vostri momenti più belli sono necessari per poter dimostrare la propria competenza e professionalità. Ma ricordate anche che dovete essere voi a decidere, non il vostro fotografo! 

- Disdetta:

L'articolo 1385 del codice civile norma questo aspetto. In pratica l'acconto versato, nel caso in cui si rescinda dal contratto, rimane di proprietà del fotografo se effettuato nel primo periodo dalla sottoscrizione. Ciò scaturisce dal mancato guadagno del fotografo se ha già impegnato la data e non ha potuto seguire altri lavori. Alcuni fotografi aggiungono anche delle penali a seconda del preavviso. Nel mio contratto standard, la prenotazione può essere cancellata entro 14 o 30 giorni (a seconda della data del matrimonio), con restituzione di tutti gli importi pagati. 

- Descrizione del servizio e dettagli di cosa include:

Qui andrà descritto ciò che sarà eseguito e ciò che vi verrà consegnato: il tipo di servizio fotografico e se presenti anche le riprese video e/o il tipo di album, ed eventuali servizi extra (foto stampate, app per smartphone, etc).

- Proprietà dei negativi:

La cassazione ha stabilito che la proprietà dei negativi, per alcuni tipi di servizi fotografici come ad esempio il reportage del matrimonio, è del fotografo. Per negativi si intendono gli originali, e dunque anche ai file digitali delle reflex o mirrorless moderne (il cosiddetto formato RAW).

- Firma:

Abbastanza semplice da capire, direte voi! In realtà lavorando spesso con clienti internazionali, il mio studio da anni fa uso di soluzioni moderne per cercare il più possibile di ridurre le distanze tra me ed i miei clienti, ad esempio effettuando il colloquio conoscitivo via Skype o simili, la consegna e la visualizzazione delle immagini tramite gallery online e addirittura la consegna e la firma del contratto digitale, che molti scelgono di effettuare tramite internet. La visualizzazione e la firma vengono gestite da ShootProof, azienda leader del settore che uso con estrema fiducia sin da quando ho mosso i primi passi nel settore.

Spero che questa piccola guidi possa aiutare tanti di voi ad arrivare preparati (e un po' meno confusi!) alla firma del contratto di quello che sarà il servizio fotografico più importante della vostra vita.